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湖南省流动人员人事档案纸质档案整理业务工作标准

 

湖南省流动人员人事档案

纸质档案整理业务工作标准

湖南省公共就业人才服务中心

2015·6

 

一、项目依据................................................................................. 1

二、适用范围................................................................................. 1

三、基本术语................................................................................. 1

四、档案鉴别技术要求............................................................... 1

五、材料分类技术要求............................................................... 2

六、排序编号技术要求............................................................... 3

七、祛钉修整加工技术要求...................................................... 4

八、著录技术要求........................................................................ 4

九、整理现场管理要求............................................................... 5

十、整理验收技术要求............................................................... 6


一、项目依据

参照《干部档案整理工作细则》(组通字〔199111)、《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发〔200912)等规定。

二、适用范围

湖南省政府人力资源社会保障部门所属公共就业和人才服务机构,包括:湖南省公共就业人才服务中心、各市州、县(市、区)公共就业和人才服务机构;经政府人力资源社会保障部门授权的其他机构。

三、基本术语

()档案整理:参照《干部档案整理工作细则》将收集起来的每个流动人员的档案材料,进行鉴别、分类、排序、祛钉修整、编目,并形成真实、条理、精炼、实用的案卷。

()著录:根据档案材料的类别和排列顺序,编写录入档案材料目录的过程。

四、档案鉴别技术要求

()干部人事档案是以个人为单位集中保管的文件材料,每份材料均应属该档案主体的材料及应归入干部人事档案的内容。

()发现有同名异人、张冠李戴的,应在材料右上角用铅笔注明误入(档案编号、姓名)档案中,如误入材料对应的档案也在本单位,将材料装入对应档案中,如不在,则登记造册,分别移交相应管理单位。

()经鉴别归档的人事档案的材料应符合收集归档要求,不属于归档范围但具有一定参考价值的材料,统一装入参考材料袋。

五、材料分类技术要求

()先按《干部档案整理工作细则》分类标准将所有档案材料进行分类。

()再对第四类和第九类材料进行二级分类。第四类材料二级分类为(1)学历学位材料,(2)职业(任职)资格考试材料和评()专业技术(职务)材料,(3)反映个人科研学术水平的材料,(4)培训材料;第九类材料二级分类为:(1)工资情况材料,(2)任免材料,(3)出国、出境材料,(4)参加会议的代表登记表等其他材料。

()对内容交叉的材料,可根据材料的主要内容或用途来确定类别。如以自传为主的履历或简历材表归第二类,学生登记表、学习(培训)鉴定表、学习(培训)考核表归第四类,干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类,湖南省流动人员登记表为第九类。

()属于归档范围的重复材料,在材料右上角注明’’的字样,统一放入参考材料’’袋中。

六、排序编号技术要求

()材料排列应按大类、二级分类和材料形成时间或材料之间的内在联系进行排序,其中第一、二、三、四、七、九类按时间先后依次排序,第五、八类先按时间先后顺序依次排列每一个问题,然后再对一个问题内的材料进行排列,依次为:上级批复、结论或处分决定,本人对结论或处分决定的意见,调查报告、证明材料、本人检讨或交待材料等。第六类先按时间先后顺序依次排列团员、党员材料,然后将入团志愿书排列在团员其他材料之前,将入党志愿书排列在党员其他材料之前;第十类先按材料类型再按时间顺序依次排列就业通知书、体检表、婚育材料、工伤失业材料以及其他可供参考的有价值的材料等。

()每个类别中的材料排序后,应用铅笔在每份材料首页的右上角编写类号和顺序号。

()在每页材料右上角按卷逐页编写页数,除《体格检查表》所附心电图不编页外,其他有图文的页面每面计为一页,有封面的材料从封面开始计算,页码不得出现错页、漏页、页次颠倒等现象。

()类别号、顺序号、页数统一用2B铅笔书写,要求字迹工整,大小以宋体四号为宜。

七、祛钉修整加工技术要求

()每份材料上的曲别针、大头针及有锈迹的钉书针等金属装订物必须拆除,拆除装订物时不得损坏原始材料。

()每份材料必须保证各自独立,严禁将多份()材料以缝纫、裱糊等形成粘连在一起,也不允许将单份材料人为拆分。

()纸张折皱不平的材料应进行压平。

()纸张破损的材料应进行修裱,修裱托纸与原

载体粘结牢实,但不得影响材料翻阅。

()修裱件应舒展平整,无皱纹,无起泡,拼对裂缝应准确无误,无变形走样、无损坏原载体和字迹。

八、著录技术要求

()每份材料编写录入一条目录,复件与原件应视为一份材料,附件与正文应视为一份材料。

()著录项目:序号、材料名称、材料形成时间、材料页数,每份材料著录一条档案目录。

()序号:每份材料序号用阿拉伯数字表示顺序号,每类从“1’’开始。

()材料名称:应根据材料题目填写或缩写,字数一般不超过20个汉字,证明材料名称应拟为:xxx的证明材料,关于其父xxx的情况证明。

()材料形成时间:填写材料的落款或生效时间,如遇没有时间的则应根据前后材料的时间和其形成阶段进行推算。

()页数填写:材料的页数,凡有图文的页面,每面计为1页,有封面的材料从封面开始计算,A3页面材料为一个整体版面的计为一页不能拆分。

九、整理现场管理要求

()遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和干部人事档案工作有关规定,保守干部人事档案秘密,确保档案安全。

()凡需整理的档案,应严格登记并办好交接手续。

()不得擅自剔除或销毁档案材料。

()不得私自涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添或伪造档案材料。

()工作场所必须做到防火、防水、防盗、防尘、防鼠、防虫。

()严禁在室内饮食、吸烟。

()加强整理现场管理,防止材料丢失或泄露材料内容。

()每天下班时,要切断电源,关好门窗,以确保档案的安全。

十、整理验收技术要求

()档案整理验收以普查的方式检查已完成整理的纸质档案及著录的目录数据库总体质量。每期整理的档案,验收时整理人和检查人要在档案封底署名。

()验收指标:

1、材料是否属于归档范围判定正确;

2、材料分类排序编号是否符合要求;

3、材料祛钉修整加工是否符合要求;

4、材料著录是否符合要求。

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