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湖南省流动人员人事档案影像扫描业务工作标准

 

湖南省流动人员人事档案

影像扫描业务工作标准

湖南省公共就业人才服务中心

2015·6

 

一、依据.......................................................................................... 1

二、适用范围................................................................................. 1

三、基本术语................................................................................. 1

四、档案扫描技术标准............................................................... 2

五、图像处理技术标准............................................................... 2

六、数据挂接技术标准............................................................... 3

七、数据验收技术标准............................................................... 4

八、数据备份技术标准............................................................... 4

九、数据安全技术标准............................................................... 5


一、依据

参照《纸质档案数字化技术规范》(国家档案行业标准DAT31-2005)、《档案著录规则》(国家档案行业标准DAT18—1999)、《电子文件归档与管理规范》(国家标准GBT18894—2002)、《关于报送新任省管干部数字档案的通知》(湘组【201132)等规定。

二、适用范围

湖南省政府人力资源社会保障部门所属公共就业和人才服务机构,包括:湖南省公共就业人才服务中心、各市州、县(市、区)公共就业和人才服务机构;经政府人力资源社会保障部门授权的其他机构。

三、基本术语

()流动人员人事档案管理一体化服务平台:为进一步加强湖南省流动人员人事档案管理工作,建立统一、规范的人才信息数字化管理体系和数字化人才服务平台,由湖南省公共就业人才服务中心牵头开发的一套基于互联网运行的档案管理和服务软件系统,系统于201611起正式在湖南省范围内联网启用。

()档案影像扫描:通过扫描等方式,将传统纸质人事档案材料转化为以计算机磁盘等设备为存储介质的全真电子影像档案,形成与实物档案库相对应的、可通过流动人员人事档案管理一体化服务平台及互联网远程调用、更新的电子影像档案库的过程。

四、档案扫描技术标准

()纸质档案扫描采用连续色调图像方式。

()扫描分辨率为300dpi

()扫描图像必须完整、清晰且与原件一致,不得漏扫、重扫。

()纸张状况较差,以及过薄、过软的档案,应在背面加垫一页或多页白纸后扫描,以降低背透。

()扫描文件统一保存为JPG格式。

五、图像处理技术标准

()对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正,数字图像整体的偏斜度不得超过0.5度,不得出现图像的部分倾斜或扭曲而影响阅读的现象,如原始材料存在部分倾斜,以页面中标题纠正为准。

()图像文字清晰,便于清楚阅读。

()图像正文区影响可懂度的杂质和非正文区影响整洁度的杂质、黑边、污点和装订孔印均应去除,不留文字版面外的暗影,无干扰信息,但应遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则。

()图像尺寸应基本一致,B5A4幅面的以A4为准,B4A3幅面的以A3为准,小于B5幅面的,以实际尺寸为准,且图像长宽比例应与纸质档案长宽比例一致。

()在保持图像内容清晰前提下,应去除图像背景底色。

()在保证图像内容可懂度的前提下,应尽量去除背透图文。

()处理后的图像内容必须完整,与纸质档案一致,图像居中、整洁、美观。

六、数据挂接技术标准

()以纸质档案整理时著录的目录数据库为依据。将图像文件存储到相应的文件夹时,每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件所在的档案编号和顺序号必须一致,图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的名称、页数也必须一致,图像文件的总数与目录数据库中挂接记录的总数必须相同。

()通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档案编号和顺序号的一致性和唯一性,建立起一一对应的关联关系,为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

七、数据验收技术标准

()提交的电子影像档案图片数据应以卷为单位,按档案领取顺序进行分组排序,同时应提交对应的数据移交表。数据移交表应包含档案号、物理位置、目录条目数、页数等关键字段,纸质与电子表格各一份。

()数据验收以抽检的方式检查已完成数字化的纸质档案、目录数据库、图像文件及数据挂接总体质量。每期影像扫描的档案,数据验收时抽检的比率不低于10%。

()验收指标:

1、目录数据库图像文件挂接错误,或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时,抽检记为不合格’’

2、每期影像扫描的档案质量抽检合格率达到95%以上(95%)时,予以验收通过’’。合格率=抽检合格图像文件数/抽检图像文件总数×100%

八、数据备份技术标准

()经验收合格的数据应及时进行备份;已在流动人员人事档案管理一体化服务平台成功挂接的影像扫描数据应按月备份。

()保证数据安全,备份载体的选择应多样化,可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份,并注意异地保存。

()备份数据也应进行检验。备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

()数据备份后应在相应的备份介质上做好标签,以便查找和管理。

()填写纸质档案数字化备份管理登记表单。

九、数据安全技术标准

 ()档案影像扫描工作人员应严格遵守档案管理相关保密制度,不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作场所,不得以任何形式进行泄漏,不得无故查看、讨论和抄录档案内容。

()档案影像扫描前信息技术人员必须对计算机及相关设备进行安全检查,密封USB等数据传输接口,断开互联网。

()档案影像扫描过程中,禁止档案影像扫描工作人员将手机、照相机等可传输档案内容的设施设备带入档案影像扫描工作场地。

()档案影像扫描结束后,应将相关数据及时上传并备份,并即时清除其他计算机存储设备中暂时保存的目录数据、图像数据及影像扫描管理数据。

()档案影像扫描期间形成各种影像、资料应加以整理,妥善保存。

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