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湖南省流动人员人事档案材料分类及排序标准

 

湖南省流动人员人事档案

材料分类及排序标准

湖南省公共就业人才服务中心

2015·6

 

一、履历材料.................................................................................. 1

二、自传材料.................................................................................. 2

三、鉴定、考核、考察材料,审计工作中形成的材料....... 3

四、学历、学位、评(聘)专业技术职称(职务)、个人科研学术水平、培训等材料........................................................................................... 4

五、政治历史情况的审查材料................................................... 8

六、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料................ 9

七、表彰奖励材料....................................................................... 11

八、处分材料............................................................................... 13

九、工资、福利待遇、录(聘)用、调动、任免、转业、退(离)休、辞职辞退、劳动合同(聘用合同)、解除(终止)劳动合同(聘用合同)证明、出国(境)、各种会议代表材料......................................................................... 14

十、其他可供参考有保存价值的材料................................... 17

十一、参考材料袋....................................................................... 20


本标准根据《干部档案整理工作细则》(组通字[1991]11)、《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发〔200912)和湖南省流动人员人事档案管理与服务工作实际制定。

一、履历材料

()定义和范围

主要是指履历表和属于履历性质的登记表。

()常见材料

1、更改姓名、说明曾用名的材料;

2、干部履历表()、简历表、军人履历书;

3、干部、职工、教师、医务人员、军人、流动人员等各类人员的基本情况登记表、履历表;

4、个人简历材料、简历表、入职登记表、聘用人员登记表;

5、湖南省流动人员登记表。

()注意事项

1、登记表或简历表中有同意吸收(招收、录用)、同意转干、转正定级、入伍,并盖有承办单位公章,放入第九类;

2、履历表和简历有鉴定的,以履历为主,归第一类;

3、带自传的履历或简历表,以自传为主,归第二类;

4、可以确认干部参加工作时间的登记表(如应征入伍登记表、兵役登记表、知识青年上山下乡登记表等材料),归第九类第二小类;

5、《干部职务变动登记表》属于档案管理过程中形成的材料,归入参考材料袋

6、人才登记表:其他人才服务机构的人才登记表,有人才服务机构盖章写了同意代理或者有代理合同放第九类,同意调出、调入放第九类。

()材料的排序

按材料形成的时间先后顺序从前往后排列。

二、自传材料

()定义和范围

主要是指个人自传和属于自传性质的材料。

()常见材料

1、自传,如干部自传、学生自传、科技人员自传、教师自传、医务人员自传、入党自传、后备干部自传(提升后)、技术自传等有关个人自传方面的材料;

2、自述、自叙、小传。

()材料的排序

按材料形成的时间先后顺序从前往后排列。

三、鉴定、考核、考察材料,审计工作中形成的材料

()定义和范围

主要是指考察材料;在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料;定期考核材料,年度考核登记表;援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料;工作调动、军人转业、后备干部登记表(提拔使用后归档)等鉴定材料及审计工作中形成的材料。

()常见材料

1、干部、职工、党()员等各类人员鉴定;

2、定期考核材料:年度考核表、年度考核登记表、专业技术人员年度考核表、专业技术人员考核登记表;工作表现鉴定、工作表现证明;

3、入伍鉴定,退伍、转业鉴定;

4、劳动鉴定、工作调动鉴定;

5、审计材料:离任审计报告、经济责任审计结果报告(审计中发现问题并给予处分的放八类)

6、后备干部登记表(提拔使用后归档);

7、新兵集训军政鉴定表、教导队学员鉴定表。

()注意事项

1、以上材料均是以组织做的鉴定;

2、领导干部述职报告归入参考材料袋

3、月度、季度考核工作鉴定归入参考材料袋

4、自我鉴定,无组织意见的均归入参考材料袋

()材料的排序

按材料形成的时间先后顺序从前往后排列(若材料上没有形成时间,应根据材料的内容分析推断一个时间,下同)

四、学历、学位、评(聘)专业技术职称(职务)、个人科研学术水平、培训等材料

()定义和范围

主要是指学历学位、职业(任职)资格、评()专业技术职务(职称)培训材料等综合反映干部受教育程度、业务工作能力和学术水平的材料。

()常见材料

1、学历学位材料

(1)学生登记表;学生(学员、学籍)登记表、学籍卡、入学登记表,军训鉴定表;录取花名册;

(2)毕业生登记表;其中:《高中毕业生登记表》附件无需与主体拆分,如:体格检查表、学年评语表、考试(考查)成绩登记表、高中毕业生家庭情况调查表、体育合格情况登记卡、中学生社会实践登记表;

(3)招生考生报名登记表;高校招生考生报名客观信息卡;考生报名主观信息登记表;

(4)普通高校招生思想品德考核表、政治思想品德审查表、招生考生复试资格审查表、考生鉴定表;

(5)招生考生外语口试情况登记表;师范类院校招生考生面试情况登记表;军队院校招收普通中学高中毕业生面试表;

(6)学习成绩表、入学考试各科成绩表、普通高中毕业会考合格证书;

(7)学生学年思想品德评定表、学生德育评量化成绩表、学生综合测评登记表、学生德智体综合测评表、学生学年评定表、实践活动登记表、学生测评表、大学生体质健康合格证;

(8)实习鉴定表;学年鉴定表;

(9)授予学位的材料,党校学历证明;学历学位认证呈报表(审批表);学历证明材料;

(10)学生干部登记表;

(11)学习情况反馈表、实践活动登记表;

(12)毕业证书、学位证书复印件;

(13)研究生推免生登记表,专家推荐表;

(14)研究生复试及录取记录表;硕士学位研究生毕业论文评议书;硕士研究生毕业论文答辩委员会决议书;硕士考生报名(复试)登记表;

(15)选拔留学生审查登记表等参加出国()学习和中外合作办学学习的有关材料;

(16)国务院学生委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料;

(17)出国留学生审批表、出国人员进修审批表、出国留学结业鉴定表;

(18)留学回国学历证明、留学回国人员证明;

(19)学生推荐审查表、EMBA申请表;

(20)运动员技术评定,内容:写明训练情况以获得的运动员等级;

(21)实习介绍信,带有单位鉴定的材料归第四类;见习介绍信,归第十类。

2、职业(任职)资格和评()专业技术职务(职称)材料

(1)资格考试合格人员登记表;教师资格职务认定表、教师资格过渡登记表;

(2)专业技术职务任职资格评定表、评审表、申()报表;专业技术人员职务晋升推荐表;聘任专业技术职务审批表;初聘专业技术职务呈报表;

(3)职业(任职)资格证书复印件。

3、反映个人科研学术水平的材料

(1)当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知;

(2)遴选博士生导师简况表;博士后工作期满登记表;

(3)被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料;

(4)创造发明、科研成果鉴定材料,著作、译著和有重大影响的论文(标准:获得省、部级以上单位的奖励或在全国性报刊上发表的)目录或评选结论材料。

4、培训材料

(1)学员培训(学习、进修)登记表;

(2)培训考核登记表;结业登记(鉴定)表;

(3)研修生的材料。

()注意事项

1、学年总结归入参考材料袋

2、设计方案、图纸、论文、实习报告、毕业论文正文、开题报告归入参考材料袋

3、自学考试既有所有学科成绩单又有单科合格证书的,单科合格证书归入参考材料袋

4、党校学历学习及毕业材料归入第四类;

5、如果有初聘专业技术职务呈报表,其专业技术职务任职资格的通知则归入参考材料袋;如没有职务呈报表的,专业技术职务任职资格的通知则归第四类;

6、第四类中形成的证书:除学历、学位证书复印件以外,其余证书均放参考材料袋”(例如:英语证书复印件、计算机等级证书复印件等)

7、职称证书复印件——职称证书复印件只归包含有职业资格或者任职资格字样的证书复印件,其余没有包含上述字样的资格证书复印件归入参考材料袋

()材料的排序

先采用二级分类法,然后再按时间排列。即现将学历学位、职业资格和评()专业技术职务、科研学术水平、培训等性质相同的材料集中在一起,再按材料形成的时间顺序从前往后依次排列。材料的二级分类为:

1、学历学位材料;

2、职业(任职)资格和评()专业技术职务(职称)材料;

3、反映个人科研学术水平的材料;

4、培训材料。

五、政治历史情况的审查材料(包括甄别、复查材料和依据材料,党籍、参加工作时间等问题的审查材料)

()定义和范围

主要是指入党、入团、参军、出国等政审材料;认定本人成分,更改(认定)姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料;个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复;计算连续工龄审批材料及其他反映政治历史情况的材料。

()常见材料

1、现实表现(反映有无违法乱纪、是否参加法轮功及八九六四期间政治表现情况的材料)

2、出国政审材料;

3、入党时家人政历审查材料;新兵入伍政审;军队院校招生政治审查表;

4、因父母身份而导致高考加分材料,如教师子女资格审查登记表;

5、少数民族证明;

6、三峡库区淹没城市和乡镇考生资格审查表;

7、国防三线企业子女考生降分证明;国防三线企业子女考生降分证明;

8、计算连续工龄审批材料;确定下乡知青或支边知青的下乡、支边时间为参加工作时间的证明或工龄审定表等材料;

9、复员、转业的义务兵,其入伍时间批注表;

10、个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复。

 ()材料的排序

先按时间先后依次从前往后排列每一(个问题)套材料,然后再对每一(个问题)套材料内的材料进行排列。

六、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料

()定义和范围

主要是指在党、团组织建设工作中形成的、反映干部政治面貌的材料。

()常见材料

1、入团材料:入团志愿书;入团申请书;团员登记表;其他可归入的入团材料(常见有:团员教育评议表);退团材料;

2、入党材料:入党志愿书;入党申请书;转正申请书;、积极分子培训(考核)登记表、预备党员培养考察登记表;

3、其他可归入的入党材料:优秀团员作为党的发展对象推荐表、预备党员培养教育考察登记表、党校学员登记表、民主评议党员中形成的组织意见和登记表、取消预备党员资格的材料、党员不予登记(暂缓登记)的决定、组织审批意见及所依据的材料、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料;

4、中共党员登记表;关于xxx预备期间的表现证明材料;

5、其他党派:加入或退出民主党派材料。

()注意事项

1、团员鉴定表、党员鉴定表,放入第三类,家人的政审调查(证明)放入第五类;其余在入党、入团中形成的材料尽量归入第六类;

2、入党申请书、转正申请书如有多份,归首尾两份,其余视为重份,归入参考材料袋

3、中共预备党员、入党积极分子的入党材料归入参考材料袋

4、入党志愿书——取消预备党员资格时,没有单独形成处理意见、处分决定等材料,只在入党志愿书中注明取消预备党员资格的,经有关党委批准盖章后,入党志愿书仍归第六类,目录录入为入党志愿书(已取消预备党员资格)”;凡已形成单行材料,并在材料中明确了取消预备党员资格的,只将单行材料归入第六类,入党志愿书归入参考材料袋

()材料的排序

1、材料以档案材料内容的主次关系按以下顺序排列:入党、入团志愿书应排在入党、入团的其他材料之前,即:入团志愿书入团申请书团员登记表其他可归入的入团材料加入民主党派的材料入党志愿书入党申请书入党转正申请书其他可归入的入党材料一党员登记表;

2、党员登记表等可按时间先后依次排列。

七、表彰奖励材料(包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹)

()定义和范围

主要是指各种先进人物登记(推荐、审批)表、先进模范事迹;嘉奖、通报表扬等材料;撤销奖励的有关材料。

()常见材料

1、在校期间形成的常见奖励材料:

(1)优秀学生干部审批表;

(2)优秀毕业生登记表;

(3)奖学金审批表;

(4)优秀共青团员登记表、推荐表(作为党的发展对象推荐表归第六类)

(5)三好学生登记表;

(6)优秀团员;

(7)优秀学生奖学金审批表;

(8)因特长、获奖而使高考加分的材料;

(9)学生受奖情况登记表、在校奖惩情况登记表;

2、工作期间形成的常见奖励材料:

(1)优秀共产党员审批表、优秀党务工作者等称号的审批表及事迹材料;

(2)创造发明奖励、业务奖励材料;

(3)正式命名授予的英雄、模范、先进工作者等称号的审批表及事迹材料;

(4)有突出贡献的优秀专家、国家科技奖(含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖)等审批(呈报)表、先进事迹材料、荣誉证明等。

()注意事项

1、奖状、荣誉证书、纪念册、奖章、勋章原件不归档,应由本人保存,归入参考材料袋

2、奖励证书和奖状复印件归入参考材料袋

3、含奖励晋级的先进事迹报批材料,若两者合二为一又不能分开的统一放九类,能分开的先进事迹材料归第七类,晋级审批材料归第九类,并在目录的备注栏内注明此份材料的另一部分归入在第X

4、转业、复员军人档案中的口头嘉奖材料归入参考材料袋

()材料的排序

按材料形成的时间先后顺序从前往后排列。

八、处分材料(包括甄别、复查材料,免于处分的处理意见)

()定义和范围

主要是指执纪执法部门形成的涉及个人的材料是反映干部违犯党纪、政纪、国法等受党内、外处分的材料,组织对处理结果的甄别、复查结论和免予处分的材料等。

()常见材料

1、关于XXX除名的决定、关于XXX在校处分的决定;

2、被开除公职、除去党籍的材料;

3、刑事、行政(治安)拘留、劳教等审批材料。

()注意事项

1、离婚判决书放第十类;

2、交通事故认定书归入参考材料袋

()材料排序

先按时间先后依次从前往后排列每一(个问题)套材料,然后再对每一(个问题)套材料内的材料进行排列。依次为

1、上级关于撤销处分的批复;

2、撤销处分的决定或结论;

3、基层组织关于撤销处分的意见;

4、复查综合材料;

5、本人主要申诉及申请撤销处分材料;

6、上级关于处分的批复;

7、结论或处分决定;

8、本人对结论或处分决定的意见;

9、调查报告;

10、证明材料(根据每份材料所证明的主要问题相对集中排列)

11、本人检讨或交代材料等。

九、工资、福利待遇、录(聘)用、调动、任免、转业、退(离)休、辞职辞退、劳动合同(聘用合同)、解除(终止)劳动合同(聘用合同)证明、出国(境)、各种会议代表材料。

()定义和范围

主要是指反映干部政治地位和生活待遇等方面情况的综合材料。

()常见材料

1、工资、待遇材料

(1)新增人员工资审批表;新增人员转正定级审批表(可理解为:试用期工资标准确定表,有工资说明)

(2)工资变动(套改)表;升职、晋级和奖励工资审批表;

(3)工资停发(恢复)通知单;

(4)享受政府特殊津贴的材料;解决待遇问题的审批材料;工龄津贴年限说明。

2、任免材料

(1)高等学校毕业生见习期考核鉴定表(常称转正定级表,通常为同意转正’’)

(2)聘用合同、劳动合同、续聘审批表及附件保密协议;

(3)应征入伍登记表;应征公民入伍批准书;兵役登记表;志愿兵转业审批表;军人转业(复员)安置材料;退伍登记表、审批表;

(4)授予(晋升)()衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表;

(5)入队运动员审批表;技术职务聘任表;

(6)公务员登记表,参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表;公务员调任审批(备案)表,干部调动审批材料;

(7)解聘、辞退材料,离职证明、同意辞职的决定;责令辞职的决定、罢免材料;辞退公务员审批表;

(8)选调生登记表及审批表,选聘到村任职高校毕业生登记表、服务基础人员登记表、志愿服务西部人员登记表;

(9)招工登记表(审批表),新招合同制工人登记表,升级呈报表或审批表,以工代干人员转干审批表;

(10)退()休审批表;

(11)()动人员登记表;商调(录用)人员审查表(同意调出’’同意调入”)

(12)城镇知识青年选留证明书,内容:有上山下乡选留字样,有盖章;

(13)《大学生志愿服务西部计划志愿服务协议书》;

(14)已批准的辞职申请书。

3、出国、出境材料

(1)因公出国()人员审批表、备案表;

(2)在国()外表现情况或鉴定等材料;

(3)外国永久居留证、港澳居民身份证的复印件。

4、参加会议的代表登记表等材料

(1)党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表;

(2)委员当选通知或证明材料,委员简历表;

(3)代表登记表。

()注意事项

1、登记表或简历表中有同意吸收(招收、录用)、同意转干、转正定级、入伍,并盖有承办单位公章,放入第九类;

2、任免通知,归入参考材料袋;若没有任免审批表,此类材料放入第九类;

3、在高原、高寒和条件艰苦的边防地区工作年限的说明或证明材料,归入第九类;

4、曾经是下乡知青’’支边知青’’的知识青年上山下乡登记表(有组织审批意见,并盖有审批单位的公章),归第九类。

()材料的排序

先采用二级分类法,然后再按时间排列。即先将工资、任免、出国出境、参加会议的代表登记表等性质相同的材料集中在一起,再按材料形成的时间顺序从前往后依次排列。

材料的二级分类为:

1、工资待遇材料;

2、任免材料;

3、出国、出境材料;

4、参加会议的代表登记表等材料。

十、其他可供参考有保存价值的材料。

()定义和范围

主要是指健康检查和处理工伤事故工作中形成的材料;办理丧事形成的材料;干部档案审核、报送工作中产生的反映干部档案情况的材料及其他可供组织参考的材料。

()常见材料

1、健康检查:升学、毕业、录用体检表;

2、健康检查记录表;

3、应征入伍体检表、普通高校招生考生体格检查表、享受国家助学金和学费减免的信息表;

4、处理工伤事故工作中形成的材料:社保《工伤认定决定书》、工伤致残诊断书、确定致残等级;

5、治丧材料:生平,非正常死亡调查报告及有关情况的遗书等材料;

6、审查婚育情况:结婚、离婚报告,婚育情况证明、结婚证复印件、只生一孩审批表、生育一孩情况登记表、出生医学证明、离婚证复印件、离婚协议复印件;独生子女登记表、审批表;再生育子女申请审批表;婚育证明;

7、户籍相关:托管户口协议书,户籍证明;

8、人事关系调转:工资介绍信;行政介绍信;

9、存档相关:存档证明;

10、工会相关:工会会员登记表、入会的申请书、会员入会证;

11、学校中形成的材料:国家助学金申请表;助学贷款还款承诺书、协议书;学生诚信档案;高校毕业生就业通知书;毕业生就业协议书;(常称三方协议、双方协议)

12、合同、协议相关:定向生、自费生、委培生或代培生的合同书及合同公证书;

13、劳动力登记表(有合同起止时间,职业介绍所盖章);信息产业部电子第十研究所职工保密工作责任书;

14、其他登记表:劳动力登记表、失业人员登记表、待业人员登记表;

15、其他:公证书;民事调解书,民事调解、民事判决书;义务兵发放装备登记表;不下乡或缓下乡知识青年登记表、审批表以及有关的证明材料;社保基金减少登记表;领取一次性安置费的申请;知识产权承诺书;

16、证明,内容形式为:兹证明XXX区幼儿园员工,特此证明其他类似情况相同;

17、证明,内容为:兹有XXX家住XXX“5.12”地震房屋损坏,人员伤亡,特此证明,有当地人民政府盖章——录入目录为地震受灾证明

18、军官家属随军审批报告表,内容有符合随军条件,同意随军

19离婚调查函:档案内有离婚相关材料作为其附件放入第10类,不单独录目录;如档案内没有离婚相关材料,归入参考材料袋

()注意事项

1、个人声明——个人声明(个人承诺)只有包括:缺少某份材料、应补全某材料内容的才装袋(“参考材料袋”),标题统一录:个人声明(缺材料)/个人承诺(缺材料)。其余个人声明(个人承诺)材料均应归第十类,包括但不限于计划生育、档案自带等业务相关的声明。标题统一录:*****声明/****承诺;

2、有协议条款、服务事项、甲乙方签章的人员登记表视为合同,归入第十类;

3、在审查婚育情况过程中,计划生育相关材料统一在录入时,录一份材料,在目录模板第十类选择生育一孩登记表及结婚证、户口复印件根据附件情况可修改名称;

4、类似与团员证明,内容基本上为:兹证明我院外管系XXXX同学是团员。团费缴到XXX日。归第十类,目录录入为团员证明

5、本专科和研究生毕业生就业通知书统一录入为:就业通知书

()材料的排序

按材料形成的时间先后顺序从前往后排列。

十一、参考材料

()定义和范围

参考材料袋中所装材料不属于归档范围,但本人或档案管理部门可能需要的材料。

()常见材料名称

1、学籍类

(1)毕业生就业报到证;

(2)毕业生就业推荐表;

(3)总结(毕业总结、学年总结)

(4)实习手册;

(5)毕业实习考核册(卫校、护理、医院、教育类学生实习考核)

(6)招生考生信息(报名)卡;

(7)试卷;

(8)毕业论文(正文、开题报告、任务书、作品、表决票)

(9)学术论文(正文、作品、表决票)

(10)工作总结;

(11)考生诚信承诺书;

(12)录取(入学)通知书;

(13)设计方案、图纸、论文、实习报告、毕业论文正文;

(14)各类荣誉证书、奖状、获奖证书原件及复印件;

(15)第四大类中形成的证书复印件:除学历、学位复印件和职业(任职)资格证书复印件以外,其余证书均放入第十一类;

(16)暑期实践报告、实习报告;

(17)准考证。

2、党员类

(1)党、团员公示情况登记表;

(2)思想汇报(正式党员)

(3)正式党员党支部会议纪要(会议记录、群众意见、表决票)

(4)党校结业证复印件(正式党员)

(5)团组织关系介绍信;

(6)无证明内容的调查提纲(函调提纲、函调信)

(7)党组织关系介绍信。

3、其他类

(1)新员工岗前培训;

(2)思想总结(业务总结、个人总结、述职报告)一年以下;

(3)档案转递通知单;

(4)档案转递材料清单;

(5)分类纸、旧档案袋、档案壳(硬纸)

(6)职称诚信协议书;

(7)空白材料;

(8)身份证、户口本复印件、护照复印件;

(9)审查XXX同志档案欠缺材料记录;

(10)个人声明(在我中心办理存档时需要补齐某手续或缺少某部分材料)

(11)重复归档且需要经常借用的材料(在右上角写上重份字样)

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