湖南省流动人员人事档案
数据采集业务工作标准
湖南省公共就业人才服务中心
2015·6
目 录
一、依据.......................................................................................... 1
二、适用范围................................................................................. 1
三、基本术语................................................................................. 1
四、个人信息数据采集标准...................................................... 2
五、档案目录数据采集标准...................................................... 3
六、档案管理过程数据采集标准.............................................. 4
一、依据
参照《干部档案整理工作细则》（组通字〔1991〕11号）、《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发〔2009〕12号)、《档案著录规则》(国家档案行业标准DA／T18—1999)、《纸质档案数字化技术规范》(国家档案行业标准DA／T31—2005)等制度和标准。
二、适用范围
湖南省政府人力资源社会保障部门所属公共就业和人才服务机构，包括：湖南省公共就业人才服务中心、各市州、县（市、区）公共就业和人才服务机构；经政府人力资源社会保障部门授权的其他机构。
三、基本术语
(一) 流动人员人事档案管理一体化服务平台：为进一步加强湖南省流动人员人事档案管理工作，建立统一、规范的人才信息数字化管理体系和数字化人才服务平台，由湖南省公共就业人才服务中心牵头开发的一套基于互联网运行的档案管理和服务软件系统，系统于2016年1月1日起正式在湖南省范围内联网启用。
(二)数据采集：将人事档案中记载的个人基本信息和日常业务管理、服务过程中产生的信息按流动人员人事档案管理一体化服务平台系统要求输入并转换为计算机能够识别和处理的二进制编码数据，使用数据库存储，系统程序记录、检索、修改和更新的过程。数据采集工作包括个人信息数据采集、档案目录数据采集和档案管理过程数据采集。
四、个人信息数据采集标准
(一)个人信息数据采集项目包括：
1、身份信息：不随个人经历增加而发生变化的信息。包括：姓名、身份证号、出生日期、性别、民族、籍贯。
2、计划生育信息：反映个人婚姻、生育情况的信息。包括：婚育情况、生育情况。
3、党团信息：反映本人加入中国共产党及民主党派的信息。包括：政治面貌、入党时间、转正时间。
4、学历信息：反映个人学历、学位及学习经历的信息。包括：入学时间、毕业时间、学历、学位、毕业院校、专业、报到证开出日期、报到证开往单位。
5、就业信息：反映本人工作单位、进入单位工作时间、离开时间、担任职位的相关信息。包括：开始时间、结束时间、工作单位、工作单位性质、职务、离职时间、离职方式。
6、联系方式：移动电话、固定电话、通讯地址、邮政编码、电子邮箱。
7、档案转递手续：档案转递单、现实表现。
8、户籍信息：反映个人户籍迁入（出）时间、户籍卡号。
9、职称信息：反映个人职称评定时间、系列和职务。
10、其他需要数据采集的个人信息。
(二)个人的姓名、身份证号、民族、性别、出生日期、籍贯是客观存在基本情况，任何个人都不得随意更改。但个别人档案里的记载确实有误或情况的确发生了变化，需要更改的，必须遵照中央组织部、国家人力资源社会保障部和公安部的有关规定，按流动人员管理权限，报相关主管部门审核批准后修改。
(三)毕业院校、专业、学历、毕业时间均以学籍材料为依据。
(四)政治面貌、入党时间、转正时间均以入党志愿书为准。
(五)工作单位、移动电话、固定电话、通讯地址、户口所在地、邮箱，以档案材料中最近记载内容为准。
(六)档案转递手续一般以落款时间为准。若转递手续为补齐手续时后出具的，以实际记载内容中的截止时间为准。
(七)其他需要数据采集的个人信息参照上述信息确认方式录入。
五、档案目录数据采集标准
(一)每份材料编写录入一条目录，原件与复印件应视为同一份材料，附件与正文应视为同一份材料。
(二)著录项目：序号、材料名称、材料形成时间、材料页数，每份材料著录一条档案目录。
(三)序号：每份材料序号用阿拉伯数字表示顺序号，每类序号从“1”开始。
(四)材料名称：原则应根据材料题目填写，字数超过20个汉字的可在不改变原意的前提下进行缩写，证明材料名称应拟为：“XXX的证明材料”或“关于其父XXX的情况证明”或“有关XXX(事件)的证明材料”。
(五)材料形成时间：填写材料的落款或生效时间，如遇没有时间的则应根据前后材料的时间和其形成阶段进行推算。
(六)页数填写：材料的页数，凡有图文(含表格)的页面，每面计为一页。有封面的材料从封面开始计算，A3页面材料为一个整体版面的计为一页，不能拆分。
(七)参考材料袋中的材料信息不予录入。
六、档案管理过程数据采集标准
(一)档案管理过程数据采集指将档案接收、查阅、借阅、出具证明、转递等管理过程中的重要信息，由不同岗位按权限在流动人员人事档案管理一体化服务平台系统中登记的相关业务数据，并自动生成操作日志，以便对此类工作进行统计、分析和监管。
(二)档案接收应按档案接收规范认真审核，审核合格的要如实记录档案信息及材料信息(含转入时间，原档案单位、转入事由、现工作地区、转入方式、转入档案材料的真实性和完整性等)。原档案单位、转入事由、转入方式等档案转递信息按最近一次档案转入的情况登记。
(三)提供档案查(借)阅、出具证明时，应根据档案查借阅相关制度审核其是否属于查(借)阅范围，相关手续是否齐全，对提供查(借)阅服务或相关证明的，要如实记录查(借)阅事由、查(借)阅人、查(借)阅时间、查(借)阅人所在单位及其联系方式等信息。
(四)档案转递时，应对转递时间，转往单位、转出类型、转出方式、转递号等信息如实记录。
