湖南省流动人员人事档案
管理服务工作规范
湖南省公共就业人才服务中心
2015·6
目 录
第一章 总 则............................................................................ 1
第二章 流动人员人事档案管理机构和管理人员............... 1
第三章 流动人员人事档案管理工作..................................... 2
第四章 流动人员人事档案保管............................................. 9
第五章 流动人员人事档案管理信息化建设..................... 14
第六章 流动人员人事档案管理窗口服务人员工作规范 15
第七章 附 则.......................................................................... 17
第一章 总 则
第一条 为完善和统一我省各级公共就业和人才服务机构流动人员人事档案管理服务工作规范和基础标准，进一步健全流动人员人事档案公共管理服务体系，制定本规范。
第二条 本规范制定的主要依据是《中华人民共和国档案法》、中组部、原人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》（人发〔1996〕118号）、中组部《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（组通字[2012]28号）、中组部《关于印发<干部人事档案材料收集归档规定>的通知》（中组发[2009]12号）、《中共中央组织部 人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部发〔2014〕90号）和《湖南省流动人员人事档案管理暂行办法》（湘人发〔1998〕137号）。
第三条 本规范适用范围包括全省县（市、区）级及以上公共就业和人才服务机构, 经政府人力资源社会保障部门授权的其他机构。
第二章 流动人员人事档案管理机构和管理人员
第四条 流动人员人事档案管理机构为县（市、区）级及以上党委组织部门和政府人力资源社会保障部门所属的公共就业和人才服务机构，其他单位未经授权不得管理流动人员档案；严禁个人保管人事档案。
第五条 流动人员人事档案按有利于工作和档案利用的原则，跨地区流动人员档案，可由其户籍所在地或现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构管理。
第六条 各级公共就业和人才服务机构应成立专业的流动人员人事档案管理部门，建立日常工作管理制度，做好流动人员人事档案的收集、保管、利用、转出等管理工作。
第七条 各级公共就业和人才服务机构应指定专人负责流动人员人事档案管理工作，工作人员应为中共党员，具有大专及以上学历,具备档案管理专业知识，熟悉人事人才政策法规。
各级公共就业和人才服务机构应加强对从业人员的继续教育和培训工作，提升从业人员的综合素质与能力，保持工作队伍的稳定性。
第三章 流动人员人事档案管理工作
第八条 流动人员人事档案管理遵循“集中统一，归口管理”的原则，接受同级党委组织部门、政府人力资源社会保障部门的监督和指导。上级流动人员人事档案管理部门对下级流动人员人事档案管理部门具有业务指导、业务规范和业务考核的职能。
第九条 流动人员人事档案管理范围
（一）非公有制企业和社会组织聘用人员的档案；
（二）辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的机关事业单位工作人员档案；
（三）与企事业单位解除或终止劳动（聘用）关系人员的档案；
（四）未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案；
（五）自费出国留学及其他因私出国（境）人员的档案；
（六）外国企业常驻代表机构的中方雇员的档案；
（七）自谋职业或灵活就业人员的档案；
（八）其他实行社会管理人员的档案。
第十条 流动人员人事档案接收
（一）开具《调档函》。
委托存档人员可到其户籍所在地或工作单位所在地的政府人力资源社会保障部门所属的公共就业和人才服务机构申请开具《调档函》，并提供如下材料：
1、流动人员委托存档。
存档人员填写《湖南省流动人员登记表》，原工作单位、公共就业和人才服务机构签署同意调出意见并盖章。
（1）在户籍所在地存档的需提供身份证、户口本原件和复印件，辞职、辞退或解除（终止）劳动合同（聘用合同）证明原件或复印件。
（2）在工作单位所在地存档的需提供新工作单位劳动合同，工作单位《社保登记证》编号；身份证，辞职、辞退或解除（终止）劳动合同（聘用合同）证明原件或复印件。
2、应届毕业生委托存档。
存档人员填写《湖南省流动人员登记表》。
（1）在户籍所在地存档的需提供身份证、户口本原件和复印件；
（2）在工作单位所在地存档的需提供身份证原件和复印件，就业协议书，就业单位《社保登记证》编号。
（二）接收、审核档案材料
1、送达方式：专人送达或机要送达，严禁本人自带档案。
2、接收、审核：收档人员须确认档案袋及档案封条完好无损，封条上加盖原存档单位公章。对档案进行认真细致的拆封核对，如实填写《档案材料接收清单》，确保档案材料真实可靠、完整齐全。若发现档案缺少必备材料，应由经办人在《档案材料接收清单》上注明缺少材料名称并签字（一式两份，一份用于存档），验收无误后填写《流动人员人事档案转递通知单回执》并加盖公章，寄回原存档单位。对不符合要求的档案，予以退回。
3、档案管理期间不再调整档案工资。行政（工资）介绍信、转正定级表、调整改派手续等材料不再作为接收审核流动人员人事档案必备材料。
（三）录入信息系统
工作人员应及时将档案信息登记、输入人事档案信息管理系统，建立电子信息档案。
第十一条 流动人员人事档案材料收集
（一）收集内容。流动人员人事档案材料收集的内容，以《关于印发<干部人事档案材料收集归档规定>通知》（中组发〔2009〕12号）的收集内容为准。
（二）收集要求。定期收集新形成的材料，及时充实档案内容。对长期未补充材料的档案，应建立登记制度，主动与存档人员或其所在工作单位联系，督促其补充材料。
（三）材料要求：
1、归档材料应为办理完毕的正式材料。材料内容应完整齐全、规范真实、文字清楚、对象明确，并有承办单位或个人署名及形成材料的日期。归档材料规定由单位审查盖章的，应有单位盖章。
2、归档材料应采用国际标准A4纸型（297×210mm）。材料左边应留有25mm的装订边。
3、归档材料的文字应是铅印、胶印、油印、打印或用蓝黑墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。
4、归档材料应为原件。特殊情况存入复印件的，应由原件保管单位注明并加盖公章。一般不得用复印件代替原件存档。
（四）归档要求。材料形成后，及时送交档案管理部门归档。转递过程中应严密包封并加盖密封章。
第十二条 流动人员人事档案材料整理
（一）整理要求。对档案材料认真鉴别，做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，使每卷档案达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。
（二）材料分类：
第一类：履历材料；
第二类：自传材料；
第三类：鉴定、考察、考核材料，审计工作中形成的材料；
第四类：学历、学位、评（聘）专业技术职称（职务）、个人科研学术水平、培训等材料;
第五类：政治历史情况的审查材料；
第六类：加入中国共产党、共青团组织及民主党派材料；
第七类：表彰奖励材料；
第八类：处分材料；
第九类：工资、福利待遇、录（聘）用、调动、任免、转业、退（离）休、辞职辞退、劳动合同（聘用合同）、解除（终止）劳动合同（聘用合同）证明、出国（境）、各种会议代表材料;
第十类：其他可供参考有保存价值的材料。
（三）材料编目。根据材料形成的时间或材料内容的主次关系进行排序。按照材料类别排列顺序及档案材料目录格式，编写详细的档案材料目录。
（四）复制与加工。材料载体变质、字迹退色不清或破损时，应采用修复、打印、抄写、复印、裱糊等方法进行抢救。复制材料应核对无误，并注明复制单位和日期。
（五）材料装订。装订前应将材料上的大头针、订书钉等金属物拆除，再理齐全卷材料，在材料左侧竖直打上装订孔，装订成卷。
第十三条 流动人员人事档案材料利用
（一）出具各类证明。存档人员持有效身份证件，到公共就业和人才服务机构出具以档案材料为事实依据的相关证明（证明格式见附件）。
1、公证证明。出具学历、履历、无刑事犯罪记录、出生、亲属关系、考试成绩等公证证明。
2、工龄证明。按国家有关规定，出具相关工龄证明。
3、近期表现证明。
4、流动人员人事档案托管证明。
5、其他各类与档案相关的证明。
（二）办理转正定级。流动人员见习期满后，经其本人申请，各级公共就业和人才服务机构可为符合条件的流动人员办理转正定级手续。
办理转正定级以劳动合同和社保缴纳证明确认工作起算时间，就业报到证或就业通知书仅作为国家计划内全日制统招生证明，不对报到证开往单位做具体要求。档案托管期间，毕业生未按时申请办理转正定级的，提供合格材料后，可受理补办手续。
（三）办理连续计算工龄。各级公共就业和人才服务机构应以劳动合同和社保缴纳证明为依据为流动人员办理连续计算工龄手续。
第十四条 流动人员人事档案和档案材料转出
（一）办理档案调出手续时须提供以下材料：
1、本人身份证，辞职、解除（终止）劳动合同（聘用合同）证明。
2、跨地区调转的由调入县(市、区)级及以上公共就业和人才服务机构出具《调档函》；考取公务员、事业单位或被国有企业单位录（聘）用的，由录取机关、事业单位、国有企业单位开具《调档函》；考取学校调档的，由录取学校出具《调档函》或凭录取通知书转档；应征入伍的，提交入伍通知书或武装部门出具的《调档函》；非国有单位应由委托管理其人事档案的公共就业和人才服务机构出具《调档函》。
（二）存档单位办理档案转出时应做到：
1、转出的档案应完整齐全，全部材料一次性转出。
2、开具《调档函》的单位应是政府人力资源社会保障部门所属的公共就业和人才服务机构、党政机关或县（市、区）级及以上有党委设置的国有企（事）业单位。其它非国有控股企业开具的《调档函》不予调转。
3、档案转出前，需先把户籍迁出。原则上党组织关系与档案应同时转出。
4、办理档案转递时，应出具《流动人员人事档案转递通知单》，随同档案一并转出。
5、流动人员人事档案调转应通过机要转递或派专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。
6、档案转出后，应及时整理《流动人员人事档案转递通知单回执》和机要单，更新人事档案信息管理系统，并定期核查。
第四章 流动人员人事档案保管
第十五条 流动人员人事档案安全保密
根据《档案馆建设标准》（建标103—2008）的要求，流动人员人事档案库房建设应坚持省本级按省一类，市本级按市一类，县（市、区）按县一类的建设标准执行，确保人事档案管理安全。
（一）建立坚固的专用档案库房，配置铁质档案柜。
（二）档案库房、查阅室和档案人员办公室应三室分开，不得在库房内阅档或办公。
（三）应配置相应的计算机管理、档案整理装订、安全防护等设备。
（四）经常检查红外线防盗报警装置、空调、除湿机、自动灭火器、温湿度计、防腐剂等设施和安全措施，达到防火、防盗、防潮、防高温、防光、防蛀等“六防”要求。
（五）档案库房实行专人负责。专职档案管理员应经常检查档案的保管和保护情况。
（六）库房内严禁吸烟。库房和档案柜应保持清洁，不准堆放杂物。
（七）严格遵守党和国家的保密制度，不准向无关人员谈论档案内容，不准用电话索问或提供代理人员的全面情况和涉及政治历史或其它重要问题的档案材料。
（八）不准携带人事档案材料进入公共场所，个人不得私自保存他人档案。对利用档案材料营私舞弊的，视情节轻重，予以严肃处理，直至追究法律责任。
第十六条 流动人员人事档案库房管理人员职责
（一）严格遵守档案的安全保密要求，禁止除库房管理人员以外的其他无关人员进入档案库房；工作人员离开工作岗位时，一律不得将档案留置在桌面上，应将档案交由库房管理员保管。
（二）档案进出库房应予以登记，由库房管理员亲自提取和存放档案，并须每日核对。
（三）负责做好每年一次档案库房的档案核对工作。
（四）负责档案库房整洁工作，认真做好 “六防”工作及每日温湿度登记，下班前必须巡视库房，检查电源是否切断，门窗是否关好，并及时报告异常情况。
（五）因库房管理人员渎职发生问题，造成严重后果的，应严肃处理。
（六）档案管理人员配备参考《湖南省流动人员人事档案管理暂行办法》（湘人发【1998】137号）执行。
第十七条 流动人员人事档案材料鉴别归档
（一）材料接收人员应初步对送交材料予以鉴别，对归入档案的材料应审核其是否完整、内容是否真实、手续是否齐全。根据材料的内容和用途判定其保存价值，确定是否属于档案内容。对通过初检接收的材料应做好登记工作。
（二）档案保管员应根据人事档案管理有关文件规定，对收集的档案材料再进行认真仔细的鉴别审核。
（三）对不属于归档的材料应及时转往有关部门，应退还本人的及时退还本人。
（四）对手续不完备或不规范的材料，应及时退回材料形成部门补办手续，原则上要求15个工作日内寄回。
（五）经鉴别确需销毁的材料，进行详细登记并报档案管理负责人批准后，按规定流程销毁。
（六） 鉴别登记后的流动人员人事档案材料应及时装入档案袋内，每两年装订入卷归档一次。
第十八条 流动人员人事档案查（借）阅
（一）查（借）阅范围
1、公安、检察、法院、纪检、监察、国安等国家机关因侦查、审理等需要查（借）阅有关人员的档案。
2、用人单位因工作需要查（借）阅本单位员工的档案。
3、国家机关、事业单位招考录用审查需查（借）阅的档案。
4、社保机构办理退休手续时审查需查（借）阅的档案。
（二）查（借）阅要求
1、查（借）阅单位应派专人（两名以上中共党员）持单位介绍信及身份证件查阅。任何人不得查阅本人及其亲属的人事档案。
2、查阅档案应在阅档室或指定的地方查阅。
3、查（借）阅者不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，对档案内容应严格保密，保障个人隐私不受侵犯。不准从中抽走档案材料，不准交无关人员和存档人员本人翻阅，不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者应视情节轻重，予以批评教育直至追究法律责任。
4、查（借）阅档案时应爱护档案，注意保持档案整洁，保证绝对安全。严禁在阅档时饮食、吸烟，损坏档案。
5、需要摘录档案内容的，应征得档案管理部门同意。对摘录部分，由档案管理人员与原件核对无误后，写明出处及日期，并加盖公章。
6、不得擅自复制、拍摄档案内容。确因工作需要从档案中取证的，应说明理由，经档案管理部门审核同意后，方可复制。复制的材料由档案管理部门注明出处和日期，并加盖公章。
（三）查（借）阅程序
1、查（借）阅者应持单位介绍信和有效身份证件。
2、档案管理人员应严格审核查（借）阅人提供的有效证件，按规定提供相应的档案材料，并做好查（借）阅备案。
3、查（借）阅结束后，档案管理人员应及时将被查（借）阅档案入库。
4、人事档案原则上不外借，若遇办理预备党员转正需借阅党员材料的，须提供由党组织盖章的《借用党员材料介绍信》，借用时间一般不超过30个工作日，用后应及时归还。
第十九条 流动人员人事档案检查核对
（一）档案工作人员在流动人员人事档案的接收、转出、借阅及日常工作中，应认真检查经常核对，发现差错，及时登记处理。
（二）每月月底前要检查核对一次借出档案材料归还情况，逾期不还者，应及时催要。
（三）对寄出的档案，逾期30个工作日未收到回执的应问询相关情况，以防丢失。
（四）每年应全面检查核对一次存档人员人事档案管理情况，做到档案名册与档案实物一致、档案实物与电子信息档案内容一致。
（五）每月按《调档函》检查核对档案转移情况，对未转入档案的需及时催要，对应转出的档案及时转出。
（六）档案转出前应认真核对，确保人档一致，防止错寄、漏寄。
第五章 流动人员人事档案管理信息化建设
第二十一条 各级公共就业和人才服务机构应完整记录流动人员姓名、性别、身份证号码、政治面貌、学历、职称、工作单位、档案转递等信息，建立档案核心信息点数据库。
有条件的公共就业和人才服务机构还可探索纸质档案材料的数字化保存和利用，将档案中重要的、常用的材料，通过电子扫描等手段存储，完善档案保管与利用手段。
第二十二条 各级公共就业和人才服务机构应利用互联网、移动互联等新型信息化手段，突破人事档案管理服务工作的时空限制，不断创新服务方式方法，提升服务质量与效率。
第二十三条 统一建设湖南省流动人员人事档案管理一体化服务平台系统，逐步实现全省各级公共就业和人才服务机构人事档案核心信息点联网，实现核心信息互联互通，信息共享，降低人事档案在省内各级公共就业和人才服务机构之间查询和流转等环节的工作成本，提高工作效率。
第二十四条 各级公共就业和人才服务机构应每年统计流动人员人事档案管理情况，形成《流动人员人事档案管理情况表》、《流动人员人事档案管理业务汇总表》、《流动人员人事档案接收机构联系方式登记表》。
第二十五条 各级公共就业和人才服务机构应分析人事档案业务数据、撰写人事档案业务分析报告、研究流动人员人事档案工作的政策和理论，为上一级行政主管部门提供决策参考。
第六章 流动人员人事档案管理窗口服务人员工作规范
第二十六条 服务语言
（一）接待服务对象时，应使用“您好”、“请”、“对不起”、“谢谢”、“再见”等文明用语。
（二）办理相关手续时，应对服务对象使用“请稍候，我马上给您办”、“对不起，您还缺少××材料”、“对不起，根据××规定，您的××不能办理，请原谅”、 “这些办好后，接下去要办××”、“您慢走，再见”等文明用语。
（三）禁止使用伤害感情、激化矛盾、损害形象的语言。
第二十七条 服务态度
（一）主动用打招呼等方式接待服务对象，保持微笑服务。
（二）接听电话时，应首先说“您好”；接待时做到“三声”，即：来有迎声、问有答声、走有送声。
（三）服务对象来咨询问题时，应主动热情、耐心周到、百问不厌、百查不烦、解释全面，不得冷落、刁难、训斥和歧视。
（四）服务对象提出意见、建议和批评时，应耐心听取，不予争辩，做到有则改之、无则加勉。
（五）服务对象出现误解、出言不逊时，应做好政策的宣传和解释工作，禁止与其争吵，不得与其争辩，及时向窗口负责人报告，予以解决，重大问题及时报告分管领导。
第二十八条 服务仪表
（一）仪表举止应文明、自然。着装应端庄、大方，不得留怪发、着异装，站、坐的姿势应端正。
（二）不在窗口工作区内接待与工作无关人员。
（三）服务台面、办公桌面、地面、办公设备等保持清洁，办公用品、文件资料摆放整齐。
第二十九条 服务质量
（一）必须一次性告知服务对象其申办事项所需的全部资料，并主动介绍下一步应如何办理。
（二）书写的联系函、批件等，应按业务工作标准表述完整、字迹清楚、准确无误。
（三）尽可能缩短办理时限，提前办结事项，提高办事效率，方便代理单位和代理人员。
（四）尽最大努力帮助代理人员解决实际问题，能办的一定办，不能办应说明理由，并做好政策的解释工作。
第七章 附 则
第三十条 各级公共就业和人才服务机构管理流动人员人事档案，应本着服务至上的原则，按照本规范确定的流动人员人事档案基本公共服务内容提供免费服务。
第三十一条 各地要把流动人员人事档案基本公共服务所需经费纳入同级财政预算，根据本级公共就业和人才服务机构实际管理的流动人员档案数量和日常运行成本，并综合考虑其承担的基本公共服务工作量，安排机构所需的基本支出预算和项目支出预算。
第三十二条 对于违反流动人员人事档案管理规定的工作人员，视情节轻重，要给予批评教育或党纪、政纪处分，触犯法律的，要依法追究责任。
第三十三条 各级公共就业和人才服务机构应共同遵守本规范，本规范由湖南省公共就业人才服务中心负责解释。
第三十四条 本规范于2015年6月1日正式实行。
